Bật mí bạn đọc một số cách quản lý outlook hiệu quả

Microsoft outlook là một phần mềm Email khá thú vị khi nó tích hợp với rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ Mail trên một tài khoản. Chính vì sự tích hợp rất nhiều dịch vụ Email này khiến chúng ta không biết làm sao để quản lý sắp xếp mail để tìm kiếm nhanh chóng. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cách quản lý outlook hiệu quả.

  1. Lọc nhanh các Message gửi đến

Sắp xếp Email trong outlook hiệu quả

Sắp xếp email trong outlook 2010, 2007 là một trong những năng tuyệt vời để bạn có thể sắp xếp các tin nhắn theo filter như: ngày, hoặc bố trí theo Conversation. Các bạn có thể sử dụng Conservation để chuyển thứ tự danh sách phù hợp giúp chúng ta tìm kiếm những Email quan trọng một cách dễ dàng hơn.

Để kích hoạt được Conversations chúng ta sẽ vào phần View sau đó tích vào Show as Conversations.

Một cách tìm Message ở mailbox nhanh hơn đó là phân loại chúng vào các Email folder liên quan. Sắp xếp theo ngày, người gửi, kích cỡ file hoặc đánh dấu các file quan trọng.

  1. Định tuyến email hiệu quả bằng cách sử dụng rule

Định tuyến Email hiệu quả

Cách quản lý outlook hiệu quả thứ 2 chúng tôi muốn giới thiệu tiếp đến với bạn đọc đó là tạo Rule cho Outlook. Với lệnh Rule này bạn sẽ tạo ra các tiêu chí cho từng loại Mail và từ đó đưa sẽ đi tới các Email Message nhanh chóng hơn.

Ví dụ: Người dùng có thể tự động chuyển tiếp các message của mình tới một người nào đó khi Message được gửi đến.

Mỗi một mục chúng ta sẽ gán một cái tên như danh mục “Bán hàng” thì các Message đã gửi sẽ có chứa “Bán Hàng” nằm tại dòng Subject để dễ dàng định dàng.

Thực hiện việc định tuyến cho Email trên Outlook này không chỉ giúp chúng ta sắp xếp các Email vào các định tuyến riêng biệt mà còn giúp chúng ta tiết kiệm thời gian với một số tác vụ.

3. Giảm bớt email với bộ lọc file rác

Xóa file rác Email trên Outlook

Khi bạn nhận phải quá nhiều Email bao gồm Email quảng cáo, Email khách hàng và những spam Email điều này sẽ gây ra một sự khó chịu nhất định bởi bạn sẽ không tìm thấy được những Email quan trọng.

Vì vậy chúng ta cần thực hiện xóa các Email Message không cần thiết bằng cách sử dụng bộ lọc Outlook Junk Email.

Với việc sử dụng bộ lọc này thì chúng ta có thể gắn cờ các file rác vào một folder mail riêng biệt. Sau khi đã cho vào bộ lọc chúng ta nên kiểm tra lại xem có Email không hợp lệ bị gửi nhầm vào không.

Nếu có hãy điều chỉnh lại cho phù hợp và sau đó thực hiện xóa Email rác để làm trống outlook giúp chúng ta quản lý sắp xếp dễ dàng hơn.

Với 3 cách quản lý outlook hiệu quả trên đây sẽ giúp bạn lọc và sắp xếp Email message hiệu quả để không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.

>> Xem thêm:đăng ký tên miền quốc tế– Tìm hiểu dịch vụ đăng ký tên miền từ nhà cung cấp số 1 tại thị trường

>> Xem thêm:thuê máy chủ giá rẻ – Dịch vụ thuê máy chủ cấu hình mạnh mẽ với chi phí cực tiết kiệm

>> Xem thêm:muassl – Mua ssl cho tên miền tạo uy tín với chi phí tốt nhất thì trường

 

Loading Facebook Comments ...